1

Rss Feed

Print
Save

Using eMail

THUrsday - 18/07/2013 15:47
Email đã được du nhập vào Việt Nam vào khoảng đầu những năm 90 của thế kỷ trước và đến nay nó đã trở thành một công cụ hữu ích cho công việc và cho cuộc sống nói chung. Thật là thiệt thòi cho những ai không sử dụng email! Trong công việc, không sử dụng email bạn giống như đã chấp một quân cờ trong một ván đấu. Nếu bạn chấp thêm quân cờ Tiếng Anh nữa thì quả là khó khăn cho công việc ở chốn thị thành.
 
Nhưng sử dụng email trong công việc cho đúng cũng chẳng phải là điều ai cũng biết.
 
1.Đầu tiên là gởi eMail  « To: »

To: gởi tới (những) người mà mình muốn họ biết nội dung và thực hiện cũng như trả lời.

Cc: gởi tới (những) người mà mình chỉ muốn họ biết nội dung.
-          Ở khâu đầu tiên này cũng đã mắc lỗi. Nhiều người khá thoải mái khi đưa tên người nhận vào ô « To: » dẫn đến gởi email tràn lan đến những người nhận không cần thiết và nhiều khả năng các email đó không được đọc. Khi muốn « To: » thực sự (muốn thông tin thực sự đến người đó) thì email vẫn không được đọc vì “chắc chẳng liên quan gì đến mình” vốn dĩ vẫn thường xuyên nhận được email không liên quan từ cùng một người gởi.
-          Cũng vậy, đừng « Cc: » bừa bãi để cho mọi người biết là mình có dùng email.
 
2. Nhận eMail

Đa số mọi người đều trả lời khi nhận được điện thoại của người có quen biết nhưng nhiều người lại không trả lời các email gởi đến cho mình (không tính email, SMS, điện thoại quảng cáo mà thường được gọi là “ rác”).
 
Khi nhận được email mà tên người nhận nằm ở ô « To: » thì người nhận cần trả lời email này. Ở một số người “Do tôi viết lách dở nên ngại trả lời email”, có cần giỏi viết lách không khi trả lời:
 
Tôi đã nhận thông tin.
Tôi đồng ý / không đồng ý.
Tôi sẽ trả lời / thực hiện vào lúc …
 
3. Viết eMail

Cũng như một lá thư hay một bài tập làm văn đã được học hồi còn bé, một email thông thường cũng cần phải có ‘Mở bài – thân bài – kết luận’. Ngoại trừ những lá thư mang tính đại diện hay giới thiệu còn thì những email làm việc hàng ngày nên được tối giản văn chương mà chỉ cần nhiều hơn các gạch đầu dòng để rõ nội dung.
 
Đọc lại trước khi gởi để sửa lỗi chính tả, làm rõ các ý là một điều cần thiết trước khi gởi một email.
Nếu viết một email trịnh trọng thì nên làm việc khác vài phút rồi sau đó hãy đọc lại để chau chuốt văn chương cho hay hơn và có cảm nhận rõ hơn của người sẽ đọc.
 
Một ví dụ vui cho một email ngắn có đủ ba phần.
------------- 
Chào ông A,
 
Bức tượng của bà nhà theo đơn đặt hàng số 999 đã hoàn thành phần da.
 
Về việc hoàn thiện chúng tôi đề nghị tô màu như sau:
- Tai: đỏ
- Mũi: tím
- Mắt: xanh

 
Nếu ông không có ý khác thì chúng tôi sẽ bắt đầu tô màu từ ngày mai.
Mong nhận được ý kiến của ông.


Trân trọng,
 
Husband’s Services
-------------
 
Ngoài ra chúng ta cũng cần chú ý thêm trong việc viết eMail
 
4. Tiêu đề (Subject)

Khi trao đổi về cùng một nội dung công việc thì nên giữ lại Tiêu đề đang sử dụng để dễ tìm kiếm, theo dõi. Khi đổi Tiêu đề khác dễ làm email của chúng ta bị người đọc bỏ sót do khi tìm kiếm chỉ chú ý đến Tiêu đề ban đầu.
 
Ngược lại với việc đổi Tiêu đề, nhiều người để y nguyên email và Tiêu đề cũ, chỉ việc reply hay forward cho nội dung hoàn toàn mới mới. Điều này cũng làm cho email của chúng ta dễ vào lãng quên vì người đọc khó kiếm lại được email khi mà Tiêu đề và nội dung hoàn toàn khác nhau.
 
Đối với một Công ty có nhiều dự án, một người có thể làm việc với nhiều dự án nên việc đặt Tiêu đề (Subject) để dễ tìm kiếm cũng tạo năng suất cao hơn trong lao động.
 
Ví dụ Subject:
 
Nokia – Bảo lãnh Bảo hành
Nokia – Báo cáo kho Tháng 5
NT-2.1 – Đặt hàng cọc tháng 6
NT-2.1 – Thanh toán tháng 5

------------- 

5. Đính kèm

Tương tự như khi gởi hồ sơ bằng giấy cần có Giấy giao nhận hồ sơ (Document Transmittal). Khi email có file đính kèm thì cần liệt kê file để người nhận dễ theo nắm bắt và người gởi cũng kiểm tra được chắc chắn các file mình gởi đã đúng.
 
Ví dụ:
------------
Dear Mr. Kim,
 
Attachments are document of consultant who are able to do consultant works and authority works.
 
Full name: Dong Nai Construction Quality Control Center.
 
Files are
  1. Introduction
  2. ISO certificate
  3. Draft Quotation for 2 options
We can have more detail discussion on next Monday. 
------------ 

 
Chúc mọi người vui thích hơn với việc sử dụng eMail và chú ý để kỹ năng làm việc được nâng cao hơn.


July 2013
Author: Admin

The latest news

 

Projects

Community poll

Have you known Ngu Thuong by:

Magazine, television

Social Network

Friends, relatives/acquaintances

Banner, poster