Hướng dẫn viết văn bản hiệu quả

Văn thư nói chung trong hành chánh bao gồm rất nhiều thể loại với cấu trúc khác nhau, nhưng trong phạm vi công việc của công ty thì các thư gởi đến khách hàng chỉ cần ngắn gọn và rõ nghĩa.
 

Một lá thư phải gồm đủ 3 phần:
 

1.Phần mở đầu

Ngắn gọn 
 

2.Phần nội dung

Dùng gạch đầu dòng hoặc đánh số để rõ ý.
 

3.Phần kết thúc

Ngắn gọn

 

Nên dùng câu đơn rõ ràng với CHỦ TỪ + ĐỘNG TỪ + TÚC TỪ. Câu đơn gọn có thể không có CHỦ TỪ hoặc TÚC TỪ.

Khi cần phải dùng câu phức, tức là khi CHỦ TỪ và/hoặc TÚC TỪ là một câu đơn thì cần phải rõ nghĩa của các câu đơn đó.

Không dùng từ hàm ý, tránh dùng các từ đa nghĩa.

 

 

 Viết ngắn gọn 
 

 Đọc lại để không sót hoặc thừa ý
 

 Có cảm nhận người đọc dễ hiểu và không cần phải giải thích thêm.
 

Bước tiếp theo là chuyển sang  English. Google Translate bây giờ rất tốt, viết các câu Tiếng Việt ngắn gọn là dịch được tốt. Sau đó chỉ cần đọc lại để kiểm tra các cấu trúc câu theo English for Builder(của công ty) , hoặc truy cập vào: https://virtualwritingtutor.com - một trang web kiểm tra ngữ pháp tiếng Anh miễn phí.

 

Điều chỉnh các từ thường dùng cho sát nghĩa hơn và rõ nội dung văn bản English. Có thể tham khảo một số mẫu email bằng tiếng anh sau: