1

Rss Feed

In ra
Lưu bài viết này

Sử dụng eMail

Thứ năm - 18/07/2013 15:47
Email đã được du nhập vào Việt Nam vào khoảng đầu những năm 90 của thế kỷ trước và đến nay nó đã trở thành một công cụ hữu ích cho công việc và cho cuộc sống nói chung. Thật là thiệt thòi cho những ai không sử dụng email! Trong công việc, không sử dụng email bạn giống như đã chấp một quân cờ trong một ván đấu. Nếu bạn chấp thêm quân cờ Tiếng Anh nữa thì quả là khó khăn cho công việc ở chốn thị thành.
 
Nhưng sử dụng email trong công việc cho đúng cũng chẳng phải là điều ai cũng biết.
 
1.Đầu tiên là gởi eMail  « To: »
To: gởi tới (những) người mà mình muốn họ biết nội dung và thực hiện cũng như trả lời.
Cc: gởi tới (những) người mà mình chỉ muốn họ biết nội dung.
-          Ở khâu đầu tiên này cũng đã mắc lỗi. Nhiều người khá thoải mái khi đưa tên người nhận vào ô « To: » dẫn đến gởi email tràn lan đến những người nhận không cần thiết và nhiều khả năng các email đó không được đọc. Khi muốn « To: » thực sự (muốn thông tin thực sự đến người đó) thì email vẫn không được đọc vì “chắc chẳng liên quan gì đến mình” vốn dĩ vẫn thường xuyên nhận được email không liên quan từ cùng một người gởi.
-          Cũng vậy, đừng « Cc: » bừa bãi để cho mọi người biết là mình có dùng email.
 
2. Nhận eMail
Đa số mọi người đều trả lời khi nhận được điện thoại của người có quen biết nhưng nhiều người lại không trả lời các email gởi đến cho mình (không tính email, SMS, điện thoại quảng cáo mà thường được gọi là “ rác”).
 
Khi nhận được email mà tên người nhận nằm ở ô « To: » thì người nhận cần trả lời email này. Ở một số người “Do tôi viết lách dở nên ngại trả lời email”, có cần giỏi viết lách không khi trả lời:
Tôi đã nhận thông tin.
Tôi đồng ý / không đồng ý.
Tôi sẽ trả lời / thực hiện vào lúc …
 
3. Viết eMail
Cũng như một lá thư hay một bài tập làm văn đã được học hồi còn bé, một email thông thường cũng cần phải có ‘Mở bài – thân bài – kết luận’. Ngoại trừ những lá thư mang tính đại diện hay giới thiệu còn thì những email làm việc hàng ngày nên được tối giản văn chương mà chỉ cần nhiều hơn các gạch đầu dòng để rõ nội dung.
 
Đọc lại trước khi gởi để sửa lỗi chính tả, làm rõ các ý là một điều cần thiết trước khi gởi một email.
Nếu viết một email trịnh trọng thì nên làm việc khác vài phút rồi sau đó hãy đọc lại để chau chuốt văn chương cho hay hơn và có cảm nhận rõ hơn của người sẽ đọc.
 
Một ví dụ vui cho một email ngắn có đủ ba phần.

 --------------
Chào ông A,
 
Bức tượng của bà nhà theo đơn đặt hàng số 999 đã hoàn thành phần da.
 
Về việc hoàn thiện chúng tôi đề nghị tô màu như sau:
- Tai: đỏ
- Mũi: tím
- Mắt: xanh

 
Nếu ông không có ý khác thì chúng tôi sẽ bắt đầu tô màu từ ngày mai.
Mong nhận được ý kiến của ông.


Trân trọng,
 
Husband’s Services
---------------
 
Ngoài ra chúng ta cũng cần chú ý thêm trong việc viết eMail
 
4. Tiêu đề (Subject)
Khi trao đổi về cùng một nội dung công việc thì nên giữ lại Tiêu đề đang sử dụng để dễ tìm kiếm, theo dõi. Khi đổi Tiêu đề khác dễ làm email của chúng ta bị người đọc bỏ sót do khi tìm kiếm chỉ chú ý đến Tiêu đề ban đầu.
 
Ngược lại với việc đổi Tiêu đề, nhiều người để y nguyên email và Tiêu đề cũ, chỉ việc reply hay forward cho nội dung hoàn toàn mới mới. Điều này cũng làm cho email của chúng ta dễ vào lãng quên vì người đọc khó kiếm lại được email khi mà Tiêu đề và nội dung hoàn toàn khác nhau.
 
Đối với một Công ty có nhiều dự án, một người có thể làm việc với nhiều dự án nên việc đặt Tiêu đề (Subject) để dễ tìm kiếm cũng tạo năng suất cao hơn trong lao động.
 
Ví dụ Subject:
 ---------------
Nokia – Bảo lãnh Bảo hành
Nokia – Báo cáo kho Tháng 5
NT-2.1 – Đặt hàng cọc tháng 6
NT-2.1 – Thanh toán tháng 5

----------------
 
5. Đính kèm
Tương tự như khi gởi hồ sơ bằng giấy cần có Giấy giao nhận hồ sơ (Document Transmittal). Khi email có file đính kèm thì cần liệt kê file để người nhận dễ theo nắm bắt và người gởi cũng kiểm tra được chắc chắn các file mình gởi đã đúng.
 
Ví dụ:
----------------
Dear Mr. Kim,
 
Attachments are document of consultant who are able to do consultant works and authority works.
 
Full name: Dong Nai Construction Quality Control Center.
 
Files are
  1. Introduction
  2. ISO certificate
  3. Draft Quotation for 2 options
We can have more detail discussion on next Monday. 
 -----------------

6. Dung lượng
Trong môi trường làm việc, email được sử dụng như một công cụ quan trọng để trao đổi thông tin với nhau. Kích thước của email sẽ tăng khoảng 1/3 trong quá trình gửi đi qua Internet, việc kiểm soát dung lượng khi gửi mail là rất cần thiết, thường thì vấn đề nằm ở file đính kèm, một email không file đính kèm dung lượng chỉ khoảng 4kB trở xuống, bao gồm file đính kèm thì cũng chỉ dưới 1MB nếu ta sử dụng hiệu quả.

File đính kèm ở đây ta chia làm 2 dạng là file hình ảnh và các file khác:
- Loại file hình ảnh: một hình ảnh chiếm nhiều dung lượng không truyền tải thêm thông tin, để giảm dung lượng ta chỉ cần điều chỉnh chất lượng thấp nhất khi chụp ảnh (độ phân giải thấp) hoặc sử dụng tool Resize trong Manager Picture của MS Office, Paint,  hoặc soft trên điện thoại (Ex: app Image Resizer + của Apple). Chế độ ảnh phù hợp khi gửi mail vào khoảng 300kB, 500 pixels. 
- Các file khác: thường là virut hoặc bị lỗi mới tăng dung lượng, trường hợp này ra dùng phần mềm diệt virut hoặc copy sang một file khác để lưu lại. Nếu có nhiều tập tin đính kèm ta nén với .zip, .rar sẽ giúp giảm dung lượng file đồng thời người nhận cũng dễ theo dõi hơn.
 
Vậy nếu với 3GB dung lượng mỗi tháng ta sẽ gửi được tới 750.000 mail không attachment, 3.000 mail có attachment. Đồng nghĩa với mỗi ngày ta có thể gửi tới 25.000 email không attachment và 100 email có attachment. Rõ ràng 3GB là quá nhiều cho công tác email.
 
Xây dựng được thói quen này giúp mọi việc trơn tru hơn, email gửi đi sẽ nhẹ hơn và chuyển nhanh hơn, thuận lợi hơn rất nhiều cho công việc khi không còn phải chờ đợi lâu hoặc gặp khó khăn khi Internet bất ngờ chậm, cả người gửi và người nhận mail sẽ tương tác nhanh hơn dù cho khối lượng công việc nhiều và sự cố trục trặc từ mạng.

Chúc mọi người vui thích hơn với việc sử dụng eMail và chú ý để kỹ năng làm việc được nâng cao hơn.

Ban Hành chánh

Những tin cũ hơn

 

Dự án tiêu biểu

Thăm dò ý kiến

Bạn biết đến công ty Ngũ Thường qua:

Sách báo, Tivi

Mạng xã hội

Bạn bè, người thân / quen

Banner, áp-phích