1

Rss Feed

In ra
Lưu bài viết này

Sử dụng eMail hiệu quả

Thứ năm - 06/10/2016 14:23
ĐÀO TẠO & HUẤN LUYỆN
TRAINING & COACHING
Sử dụng eMail hiệu quả
 
Email đã được du nhập vào Việt Nam vào khoảng đầu những năm 90 của thế kỷ trước và đến nay nó đã trở thành một công cụ hữu ích cho công việc và cho cuộc sống nói chung. Thật là thiệt thòi cho những ai không sử dụng email! Trong công việc, không sử dụng email bạn giống như đã chấp một quân cờ trong một ván đấu. Nếu bạn chấp thêm quân cờ Tiếng Anh nữa thì quả là khó khăn cho công việc ở chốn thị thành.
Ø  Email giúp liên lạc nhanh chóng, chính xác trong một chi phí rất ít.
Ø  Email giúp giảm bớt các buổi họp hành.
Ø  Email làm giảm tác động của khoảng cách địa lý.
 


Nhưng sử dụng email trong công việc cho đúng cũng chẳng phải là điều ai cũng biết.
 
1.Đầu tiên là gởi eMail  « To: »
To: gởi tới (những) người mà mình muốn họ biết nội dung và thực hiện cũng như trả lời.
Cc: gởi tới (những) người mà mình chỉ muốn họ biết nội dung.
-          Ở khâu đầu tiên này cũng đã mắc lỗi. Nhiều người khá thoải mái khi đưa tên người nhận vào ô « To: » dẫn đến gởi email tràn lan đến những người nhận không cần thiết và nhiều khả năng các email đó không được đọc. Khi muốn « To: » thực sự (muốn thông tin thực sự đến người đó) thì email vẫn không được đọc vì “chắc chẳng liên quan gì đến mình” vốn dĩ vẫn thường xuyên nhận được email không liên quan từ cùng một người gởi.
-          Cũng vậy, đừng « Cc: » bừa bãi để cho mọi người biết là mình có dùng email.
 
2. Nhận và xử lý eMail
Đa số mọi người đều trả lời khi nhận được điện thoại của người có quen biết nhưng nhiều người lại không trả lời các email gởi đến cho mình (không tính email, SMS, điện thoại quảng cáo mà thường được gọi là “ rác”).
Đừng chỉ dừng lại ở “check email”. Check (kiểm tra) là để xem coi có email nào đến không, đọc lướt qua rồi bỏ đó. Phải nhận thức rõ là DO (thực hiện) email, xử lý email, chứ không phải chỉ đọc sơ qua mà thôi.
Khi nhận được email mà tên người nhận nằm ở ô « To: » thì người nhận cần trả lời email này. Ở một số người “Do tôi viết lách dở nên ngại trả lời email”, có cần giỏi viết lách không khi trả lời:
Tôi đã nhận thông tin.
Tôi đồng ý / không đồng ý.
Tôi sẽ trả lời / thực hiện vào lúc …
 
Email cần được check và DO ít nhất một lần trong mỗi buổi làm việc đối với VP và trong một ngày làm việc đối với các dự án. Có nghĩa là các email phải được trả lời trong trễ hơn 24 giờ.
 
Có hai các xử lý email.
  • Đọc qua một lượt và đánh dấu mức độ cấp bách của từng email để xử lý theo thứ tự
  • Tốt hơn là tuần tự đọc các email nào xử lý email đó cho đến lúc hết các email.
Các email đòi hỏi xử lý phức tạp thì có thể làm việc nhiều lần để đầy đủ thông tin hơn, tránh sai sót,… nhưng bắt buộc phải bắt đầu xử lý ngay khi đọc nó. Tuyệt đối không được “phức tạp quá, từ từ xử lý sau”.
 
Cần phải lưu trữ email một cách có hệ thông theo thư mục. Có thể theo dự án, khách hàng, người gởi đến,.. để nhanh chóng tìm được khi cần đọc lại.

3. Cấu trúc một Mail
Cũng như một lá thư hay một bài tập làm văn đã được học hồi còn bé, một email thông thường cũng cần phải có ‘Mở bài – thân bài – kết luận’. Ngoại trừ những lá thư mang tính đại diện hay giới thiệu còn thì những email làm việc hàng ngày nên được tối giản văn chương mà chỉ cần nhiều hơn các gạch đầu dòng để rõ nội dung.
 
Đọc lại trước khi gởi để sửa lỗi chính tả, làm rõ các ý là một điều cần thiết trước khi gởi một email.
Nếu viết một email trịnh trọng thì nên làm việc khác vài phút rồi sau đó hãy đọc lại để chau chuốt văn chương cho hay hơn và có cảm nhận rõ hơn của người sẽ đọc.
 
Một ví dụ vui cho một email ngắn có đủ ba phần.
---------------------------------------------------------------------------
Chào ông A,
 
Bức tượng của bà nhà theo đơn đặt hàng số 999 đã hoàn thành phần da.
 

Về việc hoàn thiện chúng tôi đề nghị tô màu như sau:
- Tai: đỏ
- Mũi: tím
- Mắt: xanh

 
Nếu ông không có ý khác thì chúng tôi sẽ bắt đầu tô màu từ ngày mai.
Mong nhận được ý kiến của ông.

 
Trân trọng,
 
Husband’s Services
---------------------------------------------------------------------------
 
Ngoài ra chúng ta cũng cần chú ý thêm trong việc viết eMail
 
4. Tiêu đề (Subject)
Khi trao đổi về cùng một nội dung công việc thì nên giữ lại Tiêu đề đang sử dụng để dễ tìm kiếm, theo dõi. Khi đổi Tiêu đề khác dễ làm email của chúng ta bị người đọc bỏ sót do khi tìm kiếm chỉ chú ý đến Tiêu đề ban đầu.
 
Ngược lại với việc đổi Tiêu đề, nhiều người để y nguyên email và Tiêu đề cũ, chỉ việc reply hay forward cho nội dung hoàn toàn mới mới. Điều này cũng làm cho email của chúng ta dễ vào lãng quên vì người đọc khó kiếm lại được email khi mà Tiêu đề và nội dung hoàn toàn khác nhau.
 
Đối với một Công ty có nhiều dự án, một người có thể làm việc với nhiều dự án nên việc đặt Tiêu đề (Subject) bắt đầu bằng một code (mã) dự án, của công viêc để dễ tìm kiếm cũng tạo năng suất cao hơn trong lao động.
 
Ví dụ Subject:
FPNRC: Bảo lãnh Bảo hành
CKNWT: YCVT số 28 – Rebar for tank 1
CGMP4: Báo cáo kho Tháng 5
Admin: Nhắc nhở báo cáo nhân lực hằng ngày

 

5. Đính kèm
Tương tự như khi gởi hồ sơ bằng giấy cần có Giấy giao nhận hồ sơ (Document Transmittal). Khi email có file đính kèm thì cần liệt kê file để người nhận dễ theo nắm bắt và người gởi cũng kiểm tra được chắc chắn các file mình gởi đã đúng.
 
Ví dụ:
--------------------------------------------------------------
Dear Mr. Kim,
 
Attachments are document of consultant who are able to do consultant works and authority works.
 
Full name: Dong Nai Construction Quality Control Center.
 
Files are

  1. Introduction
  2. ISO certificate
  3. Draft Quotation for 2 options
We can have more detail discussion on next Monday
--------------------------------------------------------------

 
6. Dung lương
 
Trong môi trường làm việc, email được sử dụng như một công cụ quan trọng để trao đổi thông tin với nhau. Kích thước của email sẽ tăng khoảng 1/3 trong quá trình gửi đi qua Internet, việc kiểm soát dung lượng khi gửi mail là rất cần thiết, thường thì vấn đề nằm ở file đính kèm, một email không file đính kèm dung lượng chỉ khoảng 4KB trở xuống, bao gồm file đính kèm thì cũng chỉ dưới 1MB nếu ta sử dụng hiệu quả.

File đính kèm ở đây ta chia làm 2 dạng là file hình ảnh và các file khác:
- Loại file hình ảnh: một hình ảnh chiếm nhiều dung lượng không truyền tải thêm thông tin, để giảm dung lượng ta chỉ cần điều chỉnh chất lượng thấp nhất khi chụp ảnh (độ phân giải thấp) hoặc sử dụng tool để Resize trong Manager Picture của MS Office, Paint,  hoặc soft trên điện thoại (Ex: app Image Resizer + của Apple). Chế độ ảnh phù hợp khi gửi mail vào khoảng 300kB, 600x400 pixels.
- Các file khác: thường là virut hoặc bị lỗi mới tăng dung lượng, trường hợp này ra dùng phần mềm diệt virut hoặc làm file mới bằng cách copy lại từng phần file cũ để kiểm soát lỗi của file sang một file khác để lưu lại.
- Các đính kèm lớn nên được upload lên các Cloud như box.com, Google Drive,… và gởi đường link để họp thư người nhân không bị đầy và tắc giảm thời gian download của email.
 
Vậy nếu với hộp mail (mail box) 1,000MB chứa tới 250.000 mail không có đính kèm hoặc đính kèm dạng link, hơn 1,000 mail có attachment khoảng 1MB.
 
Xây dựng được thói quen này giúp mọi việc trơn tru hơn, email gửi đi sẽ nhẹ hơn và chuyển nhanh hơn, thuận lợi hơn rất nhiều cho công việc khi không còn phải chờ đợi lâu hoặc gặp khó khăn khi Internet bất ngờ chậm, cả người gửi và người nhận mail sẽ tương tác nhanh hơn dù cho khối lượng công việc nhiều và sự cố trục trặc từ mạng.
 

7. Tên người gởi và chữ ký
 
Cũng tương tự một là thư, email cần để cho người nhận thấy ngay email này từ đâu đến. Vì thế đối với email công việc cần cài đặt tên người gởi với đầy đủ tên công ty, tên cá nhân, chức danh,..
 
Tên đầy đủ:
Ngu Thuong – Nguyen Van ABC – Construction Manager (abc@nguthuong.com),
có thể ngắn gọn:
 Ngu Thuong –ABC- CM.
 
 
Chữ ký đầy đủ là điều cần thiết trong các email chính thức.
Chữ ký mẫu:
 
 
Nguyen Van ABC
XYZ Project - Construction Manager
                                                           



 






                                                          
Add: Tel: 
Fax: H/p: Email:
Web:
29 Dinh Bo Linh, Binh Thanh District, HCM City (SaiGon)
++(0)8-3511 6129
++(0)8-3511 6134
++(0)90 393 1234

abc@nguthuong.com
www.nguthuong.com

Trong các email nội bộ thì không cần thiết phải có chữ ký đầy đủ. 
 
Chúc mọi người vui thích hơn với việc sử dụng eMail và chú ý để kỹ năng làm việc được nâng cao hơn.

Ban Hành chánh

Những tin mới hơn

 

Dự án tiêu biểu

Thăm dò ý kiến

Bạn biết đến công ty Ngũ Thường qua:

Sách báo, Tivi

Mạng xã hội

Bạn bè, người thân / quen

Banner, áp-phích