Logo

THE ROCKY STONE FOR YOUR STEPS

Tin tức nội bộ

Sử dụng eMail hiệu quả

Thứ 5 - 06/10/2016 14:23

ĐÀO TẠO & HUẤN LUYỆN
TRAINING & COACHING

Sử dụng eMail hiệu quả

 

Email đã được du nhập vào Việt Nam vào khoảng đầu những năm 90 của thế kỷ trước và đến nay nó đã trở thành một công cụ hữu ích cho công việc và cho cuộc sống nói chung. Thật là thiệt thòi cho những ai không sử dụng email! Trong công việc, không sử dụng email bạn giống như đã chấp một quân cờ trong một ván đấu. Nếu bạn chấp thêm quân cờ Tiếng Anh nữa thì quả là khó khăn cho công việc ở chốn thị thành.
Ø  Email giúp liên lạc nhanh chóng, chính xác trong một chi phí rất ít.
Ø  Email giúp giảm bớt các buổi họp hành.

Ø Email làm giảm tác động của khoảng cách địa lý.

Nhưng sử dụng email trong công việc cho đúng cũng chẳng phải là điều ai cũng biết.

 
1.Đầu tiên là gởi eMail  « To: »

To: gởi tới (những) người mà mình muốn họ biết nội dung và thực hiện cũng như trả lời.
Cc: gởi tới (những) người mà mình chỉ muốn họ biết nội dung.
-          Ở khâu đầu tiên này cũng đã mắc lỗi. Nhiều người khá thoải mái khi đưa tên người nhận vào ô « To: » dẫn đến gởi email tràn lan đến những người nhận không cần thiết và nhiều khả năng các email đó không được đọc. Khi muốn « To: » thực sự (muốn thông tin thực sự đến người đó) thì email vẫn không được đọc vì “chắc chẳng liên quan gì đến mình” vốn dĩ vẫn thường xuyên nhận được email không liên quan từ cùng một người gởi.
-          Tương tự, đừng « Cc: » bừa bãi để cho mọi người biết là mình có dùng email.

 
2. Nhận và xử lý eMail

Đa số mọi người đều trả lời khi nhận được điện thoại của người có quen biết nhưng nhiều người lại không trả lời các email gởi đến cho mình (không tính email, SMS, điện thoại quảng cáo mà thường được gọi là “ rác”).
Đừng chỉ dừng lại ở “check email”. Check (kiểm tra) là để xem coi có email nào đến không, đọc lướt qua rồi bỏ đó. Phải nhận thức rõ là DO (thực hiện) email, xử lý email, chứ không phải chỉ đọc sơ qua mà thôi.
Khi nhận được email mà tên người nhận nằm ở ô « To: » thì người nhận cần trả lời email này. Ở một số người “Do tôi viết lách dở nên ngại trả lời email”, có cần giỏi viết lách không khi trả lời:
Tôi đã nhận thông tin.
Tôi đồng ý / không đồng ý.
Tôi sẽ trả lời / thực hiện vào lúc …
 
Email cần được check và DO ít nhất một lần trong mỗi buổi làm việc đối với VP và trong một ngày làm việc đối với các dự án. Có nghĩa là các email phải được trả lời không trễ hơn 24 giờ.
 
Có hai cách xử lý email.
  • Đọc qua một lượt và đánh dấu mức độ cấp bách của từng email để xử lý theo thứ tự
  • Tốt hơn là tuần tự đọc các email nào xử lý email đó cho đến lúc hết các email.
Các email đòi hỏi xử lý phức tạp thì có thể làm việc nhiều lần để đầy đủ thông tin hơn, tránh sai sót,… nhưng bắt buộc phải bắt đầu xử lý ngay khi đọc nó. Tuyệt đối không được “phức tạp quá, từ từ xử lý sau”.
 
Cần phải lưu trữ email một cách có hệ thông theo thư mục. Có thể theo dự án, khách hàng, người gởi đến,.. để nhanh chóng tìm được khi cần đọc lại.

3. Cấu trúc một Mail

Cũng như một lá thư hay một bài tập làm văn đã được học hồi còn bé, một email thông thường cũng cần phải có ‘Mở bài – thân bài – kết luận’. Ngoại trừ những lá thư mang tính đại diện hay giới thiệu còn thì những email làm việc hàng ngày nên được tối giản văn chương mà chỉ cần nhiều hơn các gạch đầu dòng để rõ nội dung.
 
Đọc lại trước khi gởi để sửa lỗi chính tả, làm rõ các ý là một điều cần thiết trước khi gởi một email.
Nếu viết một email trịnh trọng thì nên làm việc khác vài phút rồi sau đó hãy đọc lại để chau chuốt văn chương cho hay hơn và có cảm nhận rõ hơn của người sẽ đọc.
 
Một ví dụ vui cho một email ngắn có đủ ba phần.

---------------------------------------------------------------------------
Chào ông A,
 
Bức tượng của bà nhà theo đơn đặt hàng số 999 đã hoàn thành phần da.
 

Về việc hoàn thiện chúng tôi đề nghị tô màu như sau:
- Tai: đỏ
- Mũi: tím
- Mắt: xanh

 
Nếu ông không có ý khác thì chúng tôi sẽ bắt đầu tô màu từ ngày mai.
Mong nhận được ý kiến của ông.

 
Trân trọng,
 
Husband’s Services
---------------------------------------------------------------------------
 
Ngoài ra chúng ta cũng cần chú ý thêm trong việc viết eMail
 
4. Tiêu đề (Subject)

Khi trao đổi về cùng một nội dung công việc thì nên giữ lại Tiêu đề đang sử dụng để dễ tìm kiếm, theo dõi. Khi đổi Tiêu đề khác dễ làm email của chúng ta bị người đọc bỏ sót do khi tìm kiếm chỉ chú ý đến Tiêu đề ban đầu.
 
Ngược lại với việc đổi Tiêu đề, nhiều người để y nguyên email và Tiêu đề cũ, chỉ việc reply hay forward cho nội dung hoàn toàn mới mới. Điều này cũng làm cho email của chúng ta dễ vào lãng quên vì người đọc khó kiếm lại được email khi mà Tiêu đề và nội dung hoàn toàn khác nhau.
 
Đối với một Công ty có nhiều dự án, một người có thể làm việc với nhiều dự án nên việc đặt Tiêu đề (Subject) bắt đầu bằng một code (mã) dự án, của công viêc để dễ tìm kiếm cũng tạo năng suất cao hơn trong lao động.

 
Ví dụ Subject:
FPNRC: Bảo lãnh Bảo hành
CKNWT: YCVT số 28 – Rebar for tank 1
CGMP4: Báo cáo kho Tháng 5
Admin: Nhắc nhở báo cáo nhân lực hằng ngày

 

5. Đính kèm

Tương tự như khi gởi hồ sơ bằng giấy cần có Giấy giao nhận hồ sơ (Document Transmittal). Khi email có file đính kèm thì cần liệt kê file để người nhận dễ theo nắm bắt và người gởi cũng kiểm tra được chắc chắn các file mình gởi đã đúng.

 
Ví dụ:
--------------------------------------------------------------
Dear Mr. Kim,
 
Attachments are document of consultant who are able to do consultant works and authority works.
 
Full name: Dong Nai Construction Quality Control Center.
 
Files are


  1. Introduction
  2. ISO certificate
  3. Draft Quotation for 2 options

We can have more detail discussion on next Monday
--------------------------------------------------------------

 
6. Dung lương
 

Trong môi trường làm việc, email được sử dụng như một công cụ quan trọng để trao đổi thông tin với nhau. Kích thước của email sẽ tăng khoảng 1/3 trong quá trình gửi đi qua Internet, việc kiểm soát dung lượng khi gửi mail là rất cần thiết, thường thì vấn đề nằm ở file đính kèm, một email không file đính kèm dung lượng chỉ khoảng 4KB trở xuống, bao gồm file đính kèm thì cũng chỉ dưới 1MB nếu ta sử dụng hiệu quả.

File đính kèm ở đây ta chia làm 2 dạng là file hình ảnh và các file khác:
- Loại file hình ảnh: một hình ảnh chiếm nhiều dung lượng không truyền tải thêm thông tin, để giảm dung lượng ta chỉ cần điều chỉnh chất lượng thấp nhất khi chụp ảnh (độ phân giải thấp) hoặc sử dụng tool để Resize trong Manager Picture của MS Office, Paint,  hoặc soft trên điện thoại (Ex: app Image Resizer + của Apple). Chế độ ảnh phù hợp khi gửi mail vào khoảng 300kB, 600x400 pixels.
- Các file khác: thường là virut hoặc bị lỗi mới tăng dung lượng, trường hợp này ra dùng phần mềm diệt virut hoặc làm file mới bằng cách copy lại từng phần file cũ để kiểm soát lỗi của file sang một file khác để lưu lại.
- Các đính kèm lớn nên được upload lên các Cloud như box.com, Google Drive,… và gởi đường link để họp thư người nhân không bị đầy và tắc giảm thời gian download của email.
 
Vậy nếu với hộp mail (mail box) 1,000MB chứa tới 250.000 mail không có đính kèm hoặc đính kèm dạng link, hơn 1,000 mail có attachment khoảng 1MB.
 
Xây dựng được thói quen này giúp mọi việc trơn tru hơn, email gửi đi sẽ nhẹ hơn và chuyển nhanh hơn, thuận lợi hơn rất nhiều cho công việc khi không còn phải chờ đợi lâu hoặc gặp khó khăn khi Internet bất ngờ chậm, cả người gửi và người nhận mail sẽ tương tác nhanh hơn dù cho khối lượng công việc nhiều và sự cố trục trặc từ mạng.
 


7. Tên người gởi và chữ ký
 
Cũng tương tự một là thư, email cần để cho người nhận thấy ngay email này từ đâu đến. Vì thế đối với email công việc cần cài đặt tên người gởi với đầy đủ tên công ty, tên cá nhân, chức danh,..
 
Tên đầy đủ:
Ngu Thuong – Nguyen Van ABC – Construction Manager (abc@nguthuong.com),
có thể ngắn gọn:
 Ngu Thuong –ABC- CM.
 
 
Chữ ký đầy đủ là điều cần thiết trong các email chính thức.
Chữ ký mẫu:
 
 
Nguyen Van ABC
XYZ Project - Construction Manager

Trong các email nội bộ thì không cần thiết phải có chữ ký đầy đủ. 

 

Chúc mọi người vui thích hơn với việc sử dụng eMail và chú ý để kỹ năng làm việc được nâng cao hơn.

 

Những tin mới hơn

Cảnh báo sử dụng rượu bia

09:46 13-11-2023

Bản chất của sản phẩm đồ uống là phục vụ nhu cầu cũng như sức khỏe của người tiêu dùng, chỉ nên sử dụng rượu, bia ở mức cần thiết nhằm giải tỏa căng thẳng, stress, không được lạm dụng vì sẽ không tốt cho sức khỏe. Và mỗi người cần tự ý thức trong việc uống, không ép buộc người khác uống rượu, bia nhằm tạo ra văn hóa mới trong thời đại hiện nay.

Chi tiết

Tặng quà cho học sinh năm học mới 2023 - 2024

08:33 11-09-2023

Đây là một trong những việc làm hàng năm của đơn vị nhằm tiếp thêm động lực để các em học sinh có hoàn cảnh khó khăn được đến trường. Qua đó, động viên, hỗ trợ, khích lệ các em vượt khó vươn lên trong học tập.

Chi tiết

VAY TÍN DỤNG CÁ NHÂN

10:53 23-02-2023

Điểm tín dụng CIC là chỉ số đánh giá độ uy tín của khách hàng trong lịch sử vay vốn ở các ngân hàng hay tổ chức tài chính. Điểm tín dụng của mỗi cá nhân được đánh giá và ghi nhận tại Trung tâm Thông tin tín dụng quốc gia Việt Nam (gọi tắt là CIC), đơn vị này trực thuộc quản lý của Ngân hàng Nhà nước. Điểm tín dụng càng cao thì khả năng được chấp nhận khoản vay cao hơn. Ngược lại, điểm tín dụng thấp thì khách hàng khó có thể tiếp cận được khoản vay.

Chi tiết

Kỷ niệm 20 năm ngày thành lập công ty-hội thi sáng tác biểu tượng (logo) 20 năm

16:05 12-05-2021

Nhân dịp kỷ niệm 20 năm thành lập Công ty (1/5/2001-1/5/2021), hội thi sáng tác biểu tượng 20 năm đã được tổ chức và nhận được sự tham gia của các CB, CNV công ty.

Chi tiết

Phòng chống NCOVI - Covid-19

13:49 01-01-2021

Virus Vũ Hán lây lan khắp thế giới. Việt Nam ta đối phó tốt nhưng thái độ chủ quan và không đồng nhất có thể đổ sông đổ biển tất cả các nỗ lực. Lây lan trong cộng đồng là điều tồi tệ có thể xảy ra bất cứ lúc nào.

Chi tiết

Những tin cũ hơn

Dùng tay sử dụng điện thoại khi đang lái xe bị phạt 800.000 đồng

10:10 14-06-2016

Từ ngày 1/8/2016 một số mức phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực giao thông đường bộ sẽ tăng theo quy định tại Nghị định số 46/2016/NĐ-CP có hiệu lực từ 1/8/2016.

Chi tiết

Nhớ mãi Ninh Thuận

17:33 12-09-2013

Đã lâu lắm rồi tôi không đi tham quan ở những nơi xa. Tôi nhớ lần gần đây nhất là đi tham quan ở Madagui cùng với đoàn thanh niên. Nhân dịp lễ 2/9 vừa rồi Công ty đã tổ chức cho mọi người đi tham quan ở Ninh Thuận, thật không ngờ nơi này lại là quê nhà của nhiều nhân viên trong công ty tôi: Anh Trung (công tác ở Hà Tĩnh), Bích Phương (kế toán Công ty), Anh Thắng (giám sát ở công trình Đảo Kim Cương), anh Đăng Khánh (CHT công trình New Pearl). Lúc đầu mọi người đăng ký rất đông, đến phút cuối cùng một số thành viên ở công trình Nha Trang không đi được. Tôi tưởng chừng cuộc đi chơi này không còn vui như dự kiến nhưng không ngờ chỉ trong 2 ngày 3 đêm nó cũng để lại trong lòng mỗi thành viên một niềm vui khó phai, một chút lưu luyến, một chút thu hoạch sau chuyến đi.

Chi tiết

Bà Bán Cà Chua

11:25 13-06-2013

Ngay trong thời buổi kinh tế khó khăn như hiện nay, ta có thể thấy Việt Nam đang ngày càng mất chỗ đứng trên thị trường thế giới, ngày qua ngày lại càng lung lay và suy sụp nặng nề. Chẳng hạn như từ những nạn hối lộ, tham ô mà báo chí đã ít ỏi công khai, tới những nạn ma túy, trộm cắp,… ở khắp mọi nơi. Nhưng may mắn thay, trong một dịp rất tình cờ, tôi đã bắt gặp một minh chứng cho sự tiến bộ trong suy nghĩ, quan điểm làm việc của người dân Việt Nam. Điều này cho thấy, Việt Nam vẫn còn hy vọng trên con đường phát triển và hội nhập cùng thế giới.

Chi tiết

Nokia chào đón nhân tài

10:30 23-05-2013

Nhà máy Nokia ở Bắc Ninh bắt đầu đi vào hoạt động Welcome to Nokia Chào Đón Nhân Tài

Chi tiết

Tháng 3 biên giới

00:13 27-04-2013

Mỗi sáng thức dậy, mọi người từ trẻ em đến người lớn lại tất bật cho cuộc sống của mình. Đất nước mặc dù phát triển chậm chạp, chính trị xã hội chưa bền vững nhưng chí ít thì chúng ta cũng đang sống trong hoà bình. Để có được sự hoà bình này, gần đây nhất là 17 năm trước hàng trăm ngàn đồng bào ta đã ngã xuống trước sự hung tợn của kẻ thù. Khó mà nói được rằng Việt Nam ta đang sống trong thanh bình vì bất cứ lúc nào bão lửa cũng có thể đổ xuống địa đầu Tổ Quốc. Đồng bào ta sống ở những nơi này luôn phải chịu nhiều khổ cực và hiểm nguy. Một hành động cụ thể để góp phần bảo vệ Đất Nước là chia xẻ để giảm bớt một phần khó khăn của đồng bào tại những nơi đã từng bị kẻ thù tàn phá?

Chi tiết
Ngu Thuong